個人情報保護方針 PRIVACY POLICY

佐伯コミュニケーションズの個人情報保護への取り組みについて

インターネットの急速な発達に伴い、電子化された情報が大量に公開される時代になりました。それとともに個人情報の保護が重要な課題となっております。
弊社では個人情報保護方針を宣言し、個人情報保護マネジメントシステムを策定、実施することにより、ネットワーク社会における企業の責務を果たす所存です。

個人情報保護に関する基本方針

平成16年7月1日
令和3年10月5日改訂
株式会社 佐伯コミュニケーションズ
代表取締役社長　平岩照正

1．基本方針

個人情報は個人の重要な財産であり、その適切な利用と保護は極めて重要である。よって当社で業務に従事するすべての者は、個人情報保護のために策定した個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、印刷物作成、その他サービス等、取り扱うすべての個人情報に関して正確かつ安全に取り扱うこととする。

2．個人情報保護マネジメントシステムの目的

• (1)適切な個人情報の取得、利用及び提供の基準及びこれを運用する規程とする。
• (2)個人情報の漏えい、滅失又はき損を防ぐための行動規範、具体的規程とする。

3．組織活動

基本方針を具体化するため以下の活動を行う。

• (1)役員及び当社で業務に従事するすべての者に、本基本方針、個人情報保護マネジメントシステム、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を啓発活動及び教育・訓練によって周知し、遵守させる｡
• (2)個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施及び運用に関する責任及び権限を与え、業務を行わせる。
• (3)個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報保護監査を実施、その結果に基づき、個人情報保護マネジメントシステムの見直し、運用の改善を図る。
• (4)取引のある企業及び個人に対し、個人情報保護マネジメントシステムの目的達成のための協力を要請する｡
• (5)本基本方針は､当社のインタｰネット・ホームページ(URL=https://www.saiki.co.jp)、等に掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とする｡
• (6)個人情報保護マネジメントシステムは継続的に改善する｡

4．個人情報の取り扱い

• (1)個人情報の取得・利用・提供について
  当社は個人情報を含む印刷物を制作する印刷事業者として、個人情報の取得にあたり、お客様に対し個人情報の利用目的を明らかにし、取得した個人情報の利用範囲を印刷物作成及びユーザーサービス等の目的達成のために必要な限度に限定し、適切に取り扱う。尚、目的外利用・個人情報の提供は行わず又そのための措置を講じる。
  当社は事業活動において、次の目的で個人情報を利用いたします。
  • （受託業務） 当社はお客様から預託される個人情報を以下の業務遂行の為に必要な範囲内で取扱いたします。
    1．名簿、職員録、身分証明書、卒業アルバム及び名刺等の印刷業務を行う為
    2．ダイレクトメールの印刷、発送業務を行う為
    3．印刷物の発送に関わる業務を行う為
  • （直接収集） 1．ホームページ・電話でのお問い合わせ等に関する回答又は資料発送の為
    2．営業活動を行う上での名刺交換や年賀状、暑中見舞い等の送付の為
    3．ご来社のお客様の入退室記録を行う為
    4．個人情報マネジメントシステム運用に必要な個人情報を収集する為
  • （採用応募者・従業員情報）
    1．採用応募の選考を行う為
    2．従業員の労務管理を行う為
• (2)権利の尊重
  当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示、訂正、削除を求められたときは、合理的な期間内でこれに応ずる。
• (3)安全対策の実施
  当社は、個人情報漏えい、滅失又はき損の防止並びに是正のために個人情報保護マネジメントシステムを整備し、安全対策を実施する｡

5．弊社の個人情報に関する相談窓口

当社は個人情報マネジメントシステムに基づき、本人からの苦情及び相談を適切に受け付ける為に、窓口を設置する。
〒870-0847　大分県大分市広瀬町2-3-21
株式会社 佐伯コミュニケーションズ
営業部（個人情報ご相談窓口）
TEL：097-543-1211　FAX：097-554-4028
E-Mail：info@saiki.co.jp

6．認定個人情報保護団体

当社を管掌する認定個人情報保護団体（注1）は、下記となります。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
プライバシーマーク推進センター
TEL：03-5860-7563　　FAX：03-5573-0562
（注1）個人情報保護法で規定されている、個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関。

「個人情報の保護に関する法律及びＪＩＳＱ１５００１」に基づく公表事項

株式会社 佐伯コミュニケーションズ

「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます。)に基づき、以下の事項を「公表」致します。
(「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び、「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」に置くことを義務付けられている事項を含みます。)

個人情報の取り扱いについて

1．個人情報の利用目的の公表に関する事項

弊社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。

• (1)個人情報の利用目的（保有個人データ）

  個人情報の種類	利用目的
  お客様の個人情報	印刷業務を行う為 契約の履行、業務上必要な連絡、商談 お取引先管理 サービスのご案内 お問い合わせ・ご相談への対応
  従業員、退職者	人事労務管理及び財務、総務等の業務上の確認 弊社のセキュリティ管理 お問い合わせ・ご相談への対応
  弊社へ入社を希望される皆様に関する個人情報 （採用応募者、内定者 等）	仕事の紹介に関係する業務 採用選考 教育訓練、研修の実施 人事労務管理及び財務、総務等の業務上の確認 弊社のセキュリティ管理 お問い合わせ・ご相談への対応
  弊社に入場された協力会社社員、 派遣会社社員の皆様	教育訓練、研修の実施 弊社のセキュリティ管理 お問い合わせ・ご相談への対応
  上記以外で、弊社へお問い合わせされた皆様 及び弊社に来訪された皆様に関する個人情報	弊社のセキュリティ管理 お問い合わせ・ご相談への対応

• (2)本人から直接「特定個人情報」を取得する場合の「利用目的」（保有個人データ）
  弊社が本人から直接「特定個人情報」を取得する際の利用目的は、従業員の労務管理のみに限定します。
• (3)委託された「個人情報」の「利用目的」（保有個人データでない個人情報）
  印刷物の制作、データ入力、発送業務他、弊社が取り扱うサービスを提供するためにお客様と契約した事項を履行するために必要な範囲

2．「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項

インターネット（弊社ＨＰ）で公表しています。弊社の「保有個人データ」の「利用目的」は上記１(1)の記載した内容と同様です。

3．個人情報の提供、委託について

弊社は、個人情報を第三者へ提供または委託する場合は、「法令」に基づく場合を除き、予め個人情報のご本人から同意を得た提供範囲及び弊社の業務の委託先に限定いたします。なお、個人情報を第三者に提供または委託する場合は、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。

4．個人情報の取り扱い

• (1)組織的安全管理措置
  JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護マネジメントシステムを構築及び運用しております。
• (2)人的安全管理措置
  全ての従業員に対し、個人情報保護に関する定期的な教育を実施しております。
• (3)物理的安全管理措置
  個人情報を取り扱う建物やフロアへの入退室の管理、システムや文書の持出し管理、保管時における施錠等の対策を講じ、盗難又は紛失等の防止に努めます。
• (4)技術的安全管理措置
  情報システムを使用して取り扱う個人情報へのアクセス制御、不正アクセス等の防止等の対策を講じ、個人情報の漏えい、滅失、き損等の防止に努めます。

弊社ホームページでの情報の取り扱いについて

弊社ホームページ（https://www.saiki.co.jp/）を利用された方に関する情報（アクセスログ、Cookie等）を、以下の目的のために機械的に取得し取扱います。

• (1)不正アクセス検知等セキュリティ対策のため
• (2)アクセス状況を解析し、Webサイト改善を図るため
• (3)Webフォームでのセッション管理のため

個人情報の苦情・相談・開示等の請求に関する手続き

弊社への個人情報の取り扱いに関する苦情・相談、直接取得した個人情報（保有個人データ）の開示等の請求に関する手続きは次のとおりです。

• (1)下記「組織の情報・担当窓口等」に記載した弊社担当窓口宛に問合せの上、弊社書式「個人情報開示訂正削除依頼書」をご記入、ご提出ください。保有個人データの開示等の請求については、本人確認書類等を合わせてご提出ください。
  提出方法は、①来社（窓口持参）、②FAX、③メール とさせていただきます。
• (2)受付後、電話や電子メール等で内容をご確認させていただく場合があります。
  また、必要な書類等が足りない場合はその旨ご連絡致しますが、一定期間ご対応いただけない、申請書にご記入いただいた内容でご連絡が取れない等があった場合は、開示等の請求がなかったものとして対応させていただきます。その場合、それまでにご提出いただいた書類は廃棄させていただきます。
• (3)電話やメール、郵送、その他の方法でご回答させていただきます。なお、ご請求に対応できない場合があります。

組織の情報・担当窓口

株式会社佐伯コミュニケーションズ
個人情報苦情相談窓口
tel.097-543-1211 / fax.097-554-4028
e-mail：info@saiki.co.jp
窓口の受付時間は次のとおりとさせて頂きます。
平日9：00～17：00（祝祭日、年末年始、当社指定休日を除く）